Auditoria Financeira

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Auditoria Financeira Escolar

As escolas particulares têm atuado ao longo dos anos como empresa familiar, sem tanta rigidez nos processos administrativos e financeiros, e por consequência, muitas enfrentaram problemas com erros administrativos, fraudes, roubos e negligências.

Não é incomum escolas que nos ligam com casos de rombos altíssimos, de 50, 70, 150 mil reais de desfalque, descoberto na maioria das vezes tarde demais, levando a escola a beira do colapso financeiro.

Auditoria Financeira Escolar

O processo de auditoria e/ou perícia financeira dentro da sua instituição pode ser algo necessário de modo emergencial, ou preventivo, trazendo a superfície eventuais desvios e erros que ficaram no tempo.

Como funciona?

  1. Mapeando os processos.

A auditoria inicia com um mapeamento dos processos internos, em conjunto com o responsável financeiro da empresa , o que inclui, por exemplo:

  • O Controle do fluxo de caixa;
  • Contratos de fornecedores
  • A administração das contas a pagar e mensalidades
  • A cobrança de clientes inadimplentes;
  • As conciliações e transferências bancárias.

O objetivo é condensar e esquematizar todos esses procedimentos em um mapa de tarefas. Essa medida faz com que o fluxo de todos os processos financeiros seja visualizado de forma clara.

  1. Identificando os riscos

Com o mapeamento pronto, a segunda etapa é analisar cada uma das rotinas ali registradas. O objetivo é estudar como a ação está sendo executada e identificar quaisquer riscos que nela possam existir.

Por isso, deve ser realizada uma análise minuciosa da cada tarefa, buscando erros e inconsistências que não estejam de acordo com o recomendado pelas normas contábeis. Ao fazer essa identificação, é importante checar as atividades do fluxo de caixa e questionar o gestor da área sobre o nível de percepção que ele tem quanto ao risco das atividades do setor.

  1. Identificando os controles internos

Após identificar quais são os riscos existentes e seu possível impacto nos processos financeiros, a próxima etapa é avaliar se a empresa possui um sistema de controle interno que possa minimizá-los.

Ou seja, aqui se verifica quais ferramentas estão sendo utilizadas para assegurar que suas atividades financeiras diárias não apresentem problemas e fluam de acordo com o previsto. Existem vários tipos de controles internos, cada um com suas peculiaridades e funções específicas, como:

  • Relatórios financeiros;
  • Contratos;
  • Planilhas;
  • Aprovações;
  • Autenticações eletrônicas;
  • Baixas;
  • Conciliações;
  • Revisões;
  • Carimbos.

Como exemplo, analisemos uma rotina de pagamento de fornecedores. Após verificar como uma empresa paga seus fornecedores, identificamos que um dos riscos que existem nesse processo é o de efetuar um pagamento em duplicidade. A auditoria fará os seguintes questionamentos:

  • Qual controle interno a empresa faz para minimizar esse risco?
  • Ele está já está implantado?
  1. Analisando os resultados

Repetindo esse processo em todas as rotinas financeiras da empresa, a auditoria reúne as evidências e resultados obtidos. Nas avaliações positivas, o consultor informa em seu relatório que o processo é eficaz e recomenda a sua manutenção.

No entanto, ao constatar que determinada rotina está errada, é tarefa da auditoria apontar exatamente onde está o problema, informando como e porque ele está acontecendo.  

A auditoria deve ser valorizada e encarada muito mais como uma ação preventiva, aplicável de forma periódica e contínua dentro de uma empresa. Seus resultados beneficiam a todos, pois:

  • Garantem a sustentabilidade do negócio;
  • Melhoram as margens de lucro;
  • Diminuem o risco de erros;
  • Fazem com que os colaboradores se sintam mais seguros.
  • Evitam fraudes, furtos e negligências

 

Autor: Alan Castro Barbosa

Diretor da Castro Consultoria, Graduado em Administração de Empresas pela Universidade Mackenzie. Atua há 8 anos na área educacional privada, como consultor financeiro e estratégico, tendo realizado diversas consultorias nas áreas de controladoria, finanças, auditoria, tributária, marketing e estratégica. É colunista no portal Administradores, palestrante da área financeira, estratégia e temas relacionados.

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